afd. Goeree-Overflakkee

Euro Delta Jongeren

De jongerenvereniging van het Zuid Hollandse eiland Goeree – Overflakkee

<Samen_zoeken/>

Wat zoek je?

<Good_things_happen/> Welcome to Conference

Euro Delta Jongeren afd. Goeree Overflakkee

All Rights Reserved 2020

Volg ons

>Privacy Policy

Privacybeleid Plattelands Jongeren Euro-Delta afd. Goeree-Overflakkee

[Gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer]

In dit reglement wordt vastgelegd hoe de vereniging Plattelands Jongeren Euro-Delta omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen:

  1. Het bestuur zijn de mensen die daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van

Koophandel.

  • Leden zijn alle betalende leden van de vereniging Plattelands Jongeren Euro-Delta.
  • Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres,

e-mailadres, IBAN en telefoonnummer.

  • Onder PJ wordt bedoeld Plattelands Jongeren Euro-Delta afd. Goeree-Overflakkee.
  • Inschrijfformulier is het aanmeldformulier van de vereniging Plattelands Jongeren Euro-Delta.
  • Met secretaris wordt bedoeld het bestuurslid welke verantwoordelijk is voor de administratieve taken van de vereniging alsmede de ledenadministrateur.
  • Een verwerkersovereenkomst is een overeenkomst tussen PJ en de ontvanger van de

gegevens. Dit zal worden opgesteld voor zover dit van toepassing zal zijn.

Inleiding

Plattelands Jongeren Euro-Delta hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door PJ dan ook zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Plattelands Jongeren Euro-Delta houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Wet bescherming persoonsgegevens stelt.

In dit privacy beleid staat beschreven hoe Plattelands Jongeren Euro-Delta persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart. Het privacy beleid omvat alle on- en offline systemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle afdelingen van Plattelands Jongeren Euro-Delta.

Met welk doel worden persoonsgegevens bewaard?

Ledenadministratie

Indien een potentieel lid wil worden van Plattelands Jongeren Euro-Delta zal zij of hij daartoe een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens. Het inschrijfformulier zal verwijzen naar dit privacy beleid van PJ. Het privacy beleid wordt beschikbaar gesteld op de website. Tevens kan een (potentieel) lid het beleid op zijn of haar verzoek per e-mail toegezonden krijgen.


De gegevens van het inschrijfformulier worden bewaard in het ledensysteem POLDERSOFT. Het ledensysteem zit in een beveiligde Cloudomgeving en is bereikbaar een geïnstalleerd programma op een computer of laptop met internetverbinding. De toegang tot het ledensysteem is beveiligd met een persoonlijke inlogcode welke eens per 30 dagen gewijzigd wordt. Enkel bevoegde bestuursleden welke voor het uitvoeren van hun taken toegang nodig hebben, zijn in het bezit van een inlogcode. Bij Plattelands Jongeren Euro-Delta afd. Goeree-Overflakkee betreffen dit de secretaris en penningmeester.

De gegevens van leden die verplicht zijn om in te vullen zijn: naam (voorletters en voor- en achternaam), geboortedatum, sekse, adres, postcode en woonplaats. Op deze manier kunnen leden benaderd worden voor activiteiten. De geboortedatum is verplicht, omdat PJ een organisatie is voor jongeren van 16 tot en met 30 jaar. Daarnaast zijn er nog een aantal andere velden die ingevuld kunnen worden. Deze zijn dus optioneel. PJ streeft ernaar dat deze velden worden ingevuld, zodat PJ haar leden het beste kan bedienen. Zo kan de jaarlijkse contributie via automatische incasso worden geïnd, correspondentie per e-mail toegezonden of kan men telefonisch benaderd worden.

De gegevens van deelnemers TrekkerTrek familiedag worden bewaard in een beveiligde EXCEL bestand. De toegang tot het ledenbestand is beveiligd met een inlogcode welke eens per 180 dagen gewijzigd wordt. Enkel bevoegde bestuursleden welke voor het uitvoeren van hun taken toegang nodig hebben, zijn in het bezit van het bestand en een inlogcode. Bij Plattelands Jongeren Euro-Delta afd. Goeree-Overflakkee betreft dit de secretaris.

De gegevens van deelnemers die verplicht zijn om in te vullen zijn: naam (voorletters en voor- en achternaam), geboortedatum, sekse, adres, postcode, woonplaats en type tractor. Op deze manier kunnen deelnemers geïnformeerd worden voor activiteiten. De geboortedatum is verplicht, omdat PJ een organisatie is voor jongeren van 16 tot en met 30 jaar. Daarnaast zijn er nog een aantal andere velden die ingevuld kunnen worden, deze zijn dus optioneel. PJ streeft ernaar dat deze velden worden ingevuld, zodat PJ haar leden het beste kan bedienen.

Wanneer een lid agrarisch geïnteresseerd is of wil helpen als vrijwilliger wordt dit opgenomen in het ledensysteem. Op deze manier kan informatie gestuurd worden die specifiek bedoeld is naar de juiste doelgroep. De gegevens van leden worden ook bewaard nadat zij zich af hebben gemeld als lid. Dit is zodat later nog eens een reünie of andere bijeenkomst voor oud-leden of waarbij oud-leden welkom zijn georganiseerd kan worden.

Als agrarisch geïnteresseerd lid wordt er door PJ een mogelijkheid geboden eveneens lid te worden van NAJK. Het NAJK (Nederlands Agrarisch Jongeren Kontakt) werkt met ledensysteem KIS. Dit onlineledenbeheersysteem wordt gebruikt in alle lagen van de organisatie (lokaal, provinciaal en landelijk niveau). Het ledensysteem is bereikbaar via internet, zo hoeven er niet op zeer veel verschillende plekken speciale programma’s op computers of laptops geïnstalleerd te worden. Voor verdere informatie over het ledensysteem KIS en privacy verwijzen we door naar het aparte privacy beleid over KIS van NAJK dat hier speciaal voor is opgesteld.

Wanneer een lid agrarisch geïnteresseerd is of wil helpen als vrijwilliger wordt dit opgenomen in het ledensysteem. Op deze manier kan informatie gestuurd worden die specifiek bedoeld is naar de juiste doelgroep. De gegevens van leden worden ook bewaard nadat zij zich af hebben gemeld als lid. Dit is zodat later nog eens een reünie of andere bijeenkomst voor oud-leden of waarbij oud-leden welkom zijn georganiseerd kan worden.

Activiteiten

Plattelands Jongeren Euro-Delta voert diverse activiteiten uit om de leefbaarheid voor jongeren tussen de 16 en 30 jaar te verbeteren. Het aanbod aan activiteiten kan ieder jaar verschillen. Het aanbod wordt jaarlijks opnieuw vastgesteld.

Bij sommige activiteiten is het noodzakelijk om meer persoonsgegevens te noteren dan hierboven is aangegeven. Hierbij kan gedacht worden aan (studie)reizen. Per activiteit zal daarom worden aangegeven naar de (potentiele) deelnemers welke persoonsgegevens verzameld worden, waarom en hoelang deze bewaard blijven. Persoonsgegevens die worden verzameld en na afloop van een bepaalde activiteit niet meer nodig zijn voor de verantwoording of andere geldige reden, worden binnen twee maanden na afloop van de bijeenkomst verwijderd.

Wanneer er meerdere partijen betrokken zijn bij een activiteit zullen persoonsgegevens aan de deelnemende partijen worden doorgegeven, wanneer dit nodig is voor de uitvoering van het project. Hierover worden de deelnemers geïnformeerd. PJ maakt gebruik van overeenkomsten met derden die de persoonsgegevens gebruiken waarin staat dat de bestanden na gebruik vernietigd moeten worden.

Bijeenkomsten, workshops en trainingen

Binnen de projecten organiseert PJ ook bijeenkomsten, workshops en trainingen waarbij persoonsgegevens van deelnemers worden verzameld. De persoonsgegevens die worden bewaard verschillen per bijeenkomst. Dit is afhankelijk van de aard van de bijeenkomst. Per bijeenkomst worden de deelnemers op de hoogte gesteld welke gegevens verzameld en bewaard worden, waarom en hoelang.

Wie hebben er toegang tot het systeem?

De persoonsgegevens die in het kader van het project, bijeenkomsten, workshops en trainingen worden verzameld worden voornamelijk digitaal op de server bewaard. Hier hebben alleen bestuursleden van PJ-toegang toe. Enkele documenten worden ook op papier in een map bewaard. Deze mappen worden opgeborgen in een kast die met een sleutel op slot gaat. Alleen bestuursleden van PJ die de sleutel kunnen hierbij welke in bewaring is bij de secretaris. Wanneer PJ in een project samenwerkt met andere partijen zullen de benodigde documenten per e-mail of per post gedeeld worden om het project goed te kunnen uitvoeren. Het ledensysteem is enkel toegankelijk zoals hierboven onder “Ledenadministratie” is beschreven.

Hoe zijn de gegevens beveiligd?

Alle documenten met persoonsgegevens staan op de beveiligde omgeving van Poldersoft. De papieren documenten worden beveiligd doordat deze in een kast met een slot worden opgeborgen. Deze sleutel is alleen beschikbaar voor bevoegde PJ-bestuursleden.

Hoe heeft een persoon zelf inzicht in zijn/haar gegevens?

Iemand die lid is van PJ kan ten alle tijden zijn/haar bewaarde gegevens opvragen. Dit kan worden opgevraagd door een e-mail te sturen naar PJ. Persoonsgegevens die bewaard worden, maar niet verplicht zijn voor de externe partij kunnen op aanvraag van de persoon verwijderd worden. Hiervoor moet een e-mail gestuurd worden naar PJ. Binnen vier weken zal PJ deze gegevens verwijderen. Persoonsgegevens die door de externe partij verplicht worden kunnen niet verwijderd worden.

Website en social media

PJ maakt gebruik van een website en Facebookpagina om nieuwsberichten, projecten, media en dergelijke te publiceren. Hierbij maken we gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat de website naar behoren werkt, ook wel functionele cookies. We maken gebruik ook gebruik van Google Analytics. Via dit systeem wordt geanonimiseerd gegevens over het bezoek gedrag van de website PJ.nl verzameld. Hiermee kan de vereniging zien hoe de bezoekers de website gebruiken en waardoor de website kan verbeteren.

In sommige gevallen worden deelnemers ook uitgenodigd voor een bepaalde Whatsappgroep die relevant is voor de uitvoering van projecten en dergelijke. Door op de uitnodiging in te gaan geven zij toestemming om hun telefoonnummer te delen.

Het gebruik van foto’s

Bij activiteiten kunnen foto’s of video-opnames worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, onze website, social media of een presentatie bij één van de activiteiten. Indien iemand die op één van deze beelden voorkomt publicatie niet op prijs stelt, kan diegene dit kenbaar maken bij de secretaris en zullen de foto’s van hem of haar niet worden gebruikt.

De nieuwsbrief

Om de 3 maanden stuurt PJ een papieren nieuwsbrief via PostNL naar mensen die zich hiervoor hebben aangemeld. In deze nieuwsbrief staan de actuele projecten, oproepjes, foto’s om onze leden, samenwerkingspartners e.d. op de hoogte te houden over onze projecten en activiteiten.

Indien er ten behoeve van het verzenden van een nieuwsbrief o.i.d. samengewerkt wordt met derden zal er een verwerkersovereenkomst tussen PJ en de betreffende derden van kracht zijn. Hierin staat opgenomen hoe er omgegaan dient te worden met de verstrekte persoonsgegevens.

Wat doen we in het geval van een datalek?

Bij een eventuele datalek worden de leden en Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan op de hoogte gesteld. Indien blijkt, dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, dan zal Autoriteit Persoonsgegevens niet op de hoogte worden gesteld. [art. 33.1 van het AVG]. In alle gevallen zullen betrokkenen

worden geïnformeerd en zal de secretaris en/of ledenadministrateur daarvan een registratie bijhouden.

Bestuurders PJ

Van de bestuurders van PJ worden naast achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer ook een kopie van een legitimatiebewijs (foto doorgekrast) bewaard. Dit is noodzakelijk voor de kvk-inschrijving en het aanvragen van vergunningen.

Functionaris gegevensbescherming

Als vereniging zijn we vrijgesteld van genoemde functionaris. Een bestuurslid van het Dagelijkse Bestuur van Plattelands Jongeren Euro-Delta zal echter wel als zodanig hiermee worden belast. Hij/Zij houdt toezicht over alle vier de afdelingen.

Privacy beleid PJ:

Op de website zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van PJ. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

Mochten er vragen, opmerkingen of aanvullingen zijn dan kunt u contact opnemen met een van onze bestuursleden via [email protected].

Meld je aan als lid van PJ Flakkee voor 2021